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Bitrix24 Workflows
Wir zeigen Ihnen hier diverse Standardprozesse, welche einfach in Bitrix24 eingestellt werden können, um den Vertrieb, die Produktion oder andere Themen teilweise oder vollständig zu automatisieren. Wir freuen uns auf Sie und auch auf ihre individuellen Fragen!
Paul Streck
Paul Streck
Geschäftsführer, MBA Executive
11 Februar 2021

Was is Bitrix24?

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Bitrix24 ist eine All-in-One-Lösung, die ein vollumfängliches Set von Funktionen für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse mitbringt. Zu den Kernfunktionalitäten gehören CRM-System, Intranet, Projektmanagement-Tools sowie Website und Onlineshop-Konstruktor. Es gibt verschiede Konstellationen, wie all diese Funktionen in den Bitrix24-Portalen miteinander kombiniert werden können.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen deshalb gern erklären, wie Sie Bitrix24 am besten testen können, um sich für oder gegen den Kauf des Produktes zu entscheiden.

Bitrix24 Test: Kostenfreie Demoperiode

Zunächst ist wichtig zu erwähnen, dass es bei Bitrix24 zwei verschiedene Varianten gibt, die sich sowohl bei der Administration als auch beim Einrichtungsprozess stark voneinander unterscheiden. Einen detaillierten Überblick rund um das Thema «Cloud vs. On-Premises» finden Sie im Video auf unserem YouTube Channel.

Wir empfehlen Ihnen daher im ersten Schritt zu entscheiden, welche der beiden Instanzen Sie austesten wollen. Sinnvoll ist es, die Variante auszuprobieren, die Sie in Zukunft nutzen möchten.

Falls Sie aber wenig Zeit haben und erst nur den «Look and Feel» der Plattform verstehen möchten, empfehlen wir Ihnen den Cloud Account einzurichten.

In beiden Fällen handelt es sich um eine kostenfreie Testperiode, die automatisch nach der Installation (On-Premises) bzw. Erstellung des Accounts (Cloud) startet. Diese dauert in der Regel 30 Tage, in denen Sie den vollen Umfang der Plattform nutzen können. Während der Testphase entstehen somit keine Lizenzkosten und es gibt auch keine Pflicht die Kreditkartendaten zu hinterlegen. Das gibt Ihnen die Garantie, dass nach der Testphasee keinerlei Beträge unkontrolliert abgebucht werden können.

Nachdem Sie sich um die Ersteinrichtung Ihrer Plattform gekümmert haben, können Sie nun endlich richtig loslegen! Hier finden Sie die fünf wichtigsten Tipps, die Sie berücksichtigen sollten, um Bitrix24 erfolgreich zu testen.

Die fünf wichtigsten Tipps

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Menü-Preset richtig gestalten

Eine ganz zentrale Rolle spielt bei Bitrix24 das linke Menü, das vor allem als Hauptnavigationsverzeichnis dient. Dieses lässt sich anhand der Use Cases vom Admin für alle NutzerInnen einheitlich einstellen sowie pro User individuell anpassen. Darüber hinaus können bestimmte Presets definieret werden, die vom Produkthersteller vorprogrammiert sind. Für die Testphase empfehlen wir dem Admin im linken Menü nur die Funktionen darzustellen, die getestet werden.

Advice 1
Bitrix24 Tutorial

Wir empfehlen Ihnen, sich unbedingt die Tutorials (kleine Demo-Präsentationen direkt im System) von Bitrix24 anzusehen. Bei den Tutorials werden Tipps und Tricks live im System demonstriert und diese erleichtern AnfängerInnen die Arbeit mit Bitrix24 enorm.

Advice 2
Bitrix24-Testdaten

Sie werden schnell merken, dass bei der Einrichtung der Plattform einige Testdaten erstellt werden. Diese dienen vor allem dazu, dass Sie die ersten Experimente nicht mit Live- Daten sondern mit Dummy-Daten durchführen können. Die Testdaten lassen sich schnell wieder löschen. Wir empfehlen Ihnen aber, sie im Test-Account zu behalten.

Advice 3
Bitrix24-Test-Use-Cases klar formulieren

Das Wichtigste beim Testen einer Plattform ist es, sich auf die «Must-haves» zu konzentrieren und erst im zweiten Schritt die «Nice to haves» anzugehen. Falls Sie im Vorfeld kein Lastenheft für die Auswertung ausgearbeitet haben, empfehlen wir Ihnen die Anwendungsfälle in Form von User Stories zu formulieren. Sobald Sie die Liste erstellt haben, können Sie diese im Testsystem durchspielen. Sollten bei der Testphase Fragen oder Unklarheiten entstehen, können wir diese in einem Beratungsgespräch bzw. in einer Live-Demo klären.

Beispiel mit User Stories Beratung einholen
Weitere User einladen

Je mehr echte NutzerInnen in das System eingeladen werden, desto höher wird in Zukunft die Nutzerakzeptanz sein. Darüber hinaus können Sie selbstverständlich auch Dummy-NutzerInnen anlegen, um 360-Grad-Testergebnis zu Bitrix24 zu erhalten. Bei der Einladung der NutzerInnen zur Testphase empfehlen wir Ihnen ein zweistufiges Vorgehen. Starten Sie zunächst mit einem kleinen Kreis (Pilotgruppe) und nach ca. zwei Wochen, wenn Sie selbst bereits mehr über Bitrix24 wissen und Erfahrungen mit der Plattform gesammelt haben, laden Sie weitere User ein.

Advice 4
Spezifik Alle Bitrix24-Test-Szenarios haben wir noch einmal in einer Übersicht für Sie zusammengefasst:
Spezifik Bitrix24
Start
Dauer
Anzahl TestnutzerInnen
Ende der Testphase
Technische Vorgaben
Löschung des Test-Accounts
Spezifik Bitrix24
Test Cloud
Start
Unter diesem Link können Sie jederzeit eine neue Cloud-Instanz einrichten. Es gibt keine Limits für die Zahl der Testsysteme.
Dauer
30 Tage vollumfänglich, im Free-Tarif nicht zeitlich eingeschränkt.
Anzahl TestnutzerInnen
Unlimitiert
Ende der Testphase
Der Cloud Account wird auf “Free“-Tarif heruntergestuft. Damit erhalten Sie eine weitere, zeitlich unlimitierte Testphase mit eingeschränktem Funktionsumfang.
Technische Vorgaben
Internet Browser, interner Zugang
Löschung des Test-Accounts
Nicht direkt möglich. Die Löschung erfolgt automatisch, wenn Sie sich ca. einen Monat lang gar nicht in das Portal eingeloggt haben.
Spezifik Bitrix24
Test On-Premises
Start
Unter diesem Link finden Sie fertige Images für die Installation einer On-Premises-Instanz auf Ihrem Server.
Dauer
30 Tage ab Installation
Anzahl TestnutzerInnen
50
Ende der Testphase
Die On-Premises-Version läuft komplett ab und wird geblockt, sodass Sie die Plattform nur mit Eintragen des gültigen Lizenzschlüssels wieder aktivieren können.
Technische Vorgaben
Virtuelle Maschine (am besten mit CentOs 7 als Betriebssystem), Internet Browser, interner Zugang
Löschung des Test-Accounts
Löschen und Back-up jederzeit möglich. Höherer Aufwand im Vergleich zu der Cloud-Version.
Bitrix24 Test bei Bestandskunden

Auch wenn Sie bereits eine Bitrix24-Plattform besitzen, kann es sein, dass Sie zukünftig vielleicht weitere Bitrix24-Funktionen nutzen möchten. Bevor Sie mit neuen Funktionen «live» gehen, empfehlen wir Ihnen diese in einem gesonderten Account auszutesten. Bei der On-Premises-Version können Sie neben dem produktiven System eine Testinstanz aufbauen. Diese muss nicht gesondert lizensiert werden, da eine Testinstanz bei den Kosten für die On-Premises-Lizenz bereits enthalten ist. Bei der Cloud-Lösung empfehlen wir Ihnen neben dem produktiven System eine Testinstanz auf Basis des Free-Tarifs aufzubauen.

Testphase gestartet– und nun?

Wir hoffen, dass wir Ihnen beim erfolgreichen Start der Testphase helfen konnten. Wenn im Laufe der Testphase Fragen bei Ihnen aufkommen, beantworten wir sie Ihnen gern. Sollte es zum Kauf kommen, können Sie über uns die Lizenz zu vorteilhaften Rahmenbedingungen erwerben sowie das gesamte Projekt über uns abwickeln. Für Fragen zur Testphase sowie zum Projektstart kontaktieren Sie gern:

Wie können wir Ihnen helfen?

Hinterlassen Sie bitte Ihre Kontaktdaten und wir rufen Sie gerne zurück!